Serwis Wolters Kluwer Polska SA -  Pomoc Techniczna
Obserwuj

Kancelaria Notarialna - Rejestr GIIF

Kancelaria Notarialna - Rejestr Transakcji GIIF instrukcja

1. Uruchomienie modułu GIIF z Kancelarii Notarialnej.

Moduł GIIF dostępny jest na pasku bocznym Kancelarii Notarialnej w grupie Moduły. Po

uruchomieniu wybieramy notariusza - osobę obowiązana - dla którego będziemy przygotowywać raport dla GIIF. W przypadku gdy w programie jest zdefiniowany tylko jeden notariusz automatycznie on będzie wybrany w rejestrze GIIF.

Przy uruchomieniu rejestru GIIF sprawdzana jest równie¿ aktualność kursów walut i jeśli nie ma aktualnych program prosi o ich uzupełnienie, przy czym aktualne kursy walut mogą być pobrane bezpośrednio ze stron Ministerstwa Finansów.

 

Rys.1.Dostęp do modułu GIIF w programie Kancelaria Notarialna.

 

Rys.2.Wybór osoby obowiązanej. Z listy osób wybieramy właściwa i zatwierdzamy przyciskiem OK.

 

Rys.3.Wprowadzenie aktualnych kursów walut. Znając aktualny kurs możemy go wprowadzić ręcznie, bądź wykorzystać możliwość pobierania kursów przez Internet. Opcja pobierania kursów dostępna jest pod przyciskiem Kursy.

Po uzupełnieniu kursów zamykamy okno przyciskiem Zamknij po czym uruchamiany jest rejestr GIIF.

Rys.4.Rejestr GIIF. Na pasku bocznym mamy podział transakcji na:

- Transakcje bieżące - transakcje zaimportowane z Kancelarii Notarialnej, czekające na weryfikacje i zatwierdzenie.

- Rejestr - zawiera wszystkie zatwierdzone transakcje, w tym transakcje wysłane jak i nie wysłane do GIIF.

- Transakcje do raportu - zatwierdzone transakcje, gotowe do wysłania do GIIF.

2. Import czynności notarialnych.

W celu zaimportowania czynności notarialnych z Kancelarii Notarialnej do modułu GIIF, należy

kliknąć w menu górne Dane, następnie wybrać opcje Import z Notariat System. Można posłużyć się

skrótem klawiszowym Ctrl + I.

Wyświetlona zostanie lista zawierająca czynności notarialne, na zielono będą zaznaczone te czynności, których wartość przedmiotu spełnia warunki raportowania do GIIF. Na liście zaznaczamy odpowiednie czynności i zatwierdzamy import przyciskiem OK potwierdzając równie¿ komunikat, który się następnie pojawi.

Rys.5.Lista czynności notarialnych do zaimportowania do rejestru GIIF. W prosty sposób możemy zaznaczyć wszystkie czynności klikając na przycisk Zaznacz. Jeśli chcemy zaznaczyć tylko wybrane przez nas czynności to używamy do tego klawisza Ctrl i klikamy wybrane czynności zaznaczając je tym samym.

Prezentowane czynności są z podanego zakresu dat, w celu zaimportowania czynności z innego przedziału czasowego należy podać właściwy zakres dat i odświeżyć listę klikając na ikonę strzałki.

3. Weryfikacja zaimportowanych transakcji.

Po zaimportowaniu czynności notarialne staja się transakcjami bieżącymi w rejestrze GIIF.

Wymagają jeszcze weryfikacji i zatwierdzenia.

Weryfikacji dokonujemy poprzez wejście (podwójne klikniecie na pozycji transakcji) w każda transakcje i klikniecie w przycisk Weryfikuj. W trakcie weryfikacji możemy zostać poproszeni o uzupełnienie brakujących danych. Transakcja jest zweryfikowana po uzyskaniu komunikatu "Dane wprowadzono poprawnie".

Rys.6.Transakcje bieżące zaimportowane z Kancelarii Notarialnej. Po podwójnym kliknięciu wchodzimy w szczegóły transakcji.

 

Rys.7.Formularz zawierający dane pojedynczej transakcji. Składa się z zakładek: Dane podstawowe, Podmioty, Rachunki oraz uwagi.

Weryfikacji dokonujemy poprzez przycisk Weryfikuj. W przypadku wprowadzenia jakichkolwiek zmian zapisujemy je przyciskiem Zapisz i ponownie weryfikujemy.

Rys.8.Dane transakcji na drugiej zakładce. Zebrane są tutaj dane podmiotów uczestniczących w transakcji.

 

Rys.9.Trzecia zakładka zawierająca numery rachunków bankowych uczestniczących w transakcji, uwagi i dane osoby wypełniającej.

Numer rachunku możemy wybrać za pomocą przycisków   umieszczonych po prawej stronie pola z numerem rachunku.

4. Zatwierdzenie transakcji.

Gdy transakcja jest już¿ zweryfikowana należy ja zatwierdzić. W tym celu zamykamy okno zawierające szczegółowe dane transakcji wracając do listy transakcji przedstawionej na Rys.6. W celu zatwierdzenia transakcji klikamy ja prawym przyciskiem myszy i z menu kontekstowego wybieramy opcje Zatwierdź. Możemy równie¿ posłużyć się skrótem klawiszowym CTRL. Jest możliwość zatwierdzenia wielu transakcji jednocześnie, można zaznaczyć wszystkie za pomocą skrótu CTRL+ A lub wybiórczo przytrzymując wciśnięty klawisz CTRL i klikając lewym przyciskiem muszy na wybrane transakcje zaznaczając je tym samym (opcja do zaznaczenia wszystkich transakcji na dowolnej liście znajduje się równie¿ w menu dostępnym po kliknięciu prawym przyciskiem myszy).

Po zaznaczeniu transakcji zatwierdzamy je.

Transakcje po zatwierdzeniu automatycznie przenoszone są do Transakcji do raportu.

Gdy zatwierdzimy już wszystkie transakcje (lista Transakcje bieżące będzie pusta) przechodzimy do opcji Transakcji do raportu.

Rys.10. Zatwierdzanie zaznaczonych transakcji. Transakcje przed zatwierdzeniem znajdują się w opcji Transakcje bieżące.

 

Rys.11. Transakcje po zatwierdzeniu. Zostały automatycznie przeniesione do opcji Transakcje do raportu.

5. Przygotowanie pliku z raportem.

Kolejnym krokiem jest wygenerowanie pliku raportu zawierającego dane z wszystkich transakcji.

Będąc w opcji Transakcje do raportu, jak przedstawiono to na Rys.11., klikamy na dowolnej

transakcji prawym przyciskiem myszy i z menu kontekstowego wybieramy opcje Sporządź plik raportu. Uwaga, nie ma tu potrzeby zaznaczania wszystkich transakcji.

Pojawi się następnie okno z możliwością wprowadzenia daty określającej które transakcje maja znaleźć się w raporcie, domyślnie jest wprowadzona data ostatniej transakcji zatem raport obejmie wszystkie transakcje z listy Transakcji do raportu.

Po zatwierdzeniu okna z data transakcji tworzony jest plik raportu i otrzymujemy komunikat potwierdzający jego utworzenie.

Utworzony plik raportu pojawia się w dolnej lewej części okna aplikacji. Przed wysłaniem do GIIF musi zostać zaszyfrowany i podpisany cyfrowo. W tym celu klikamy na nim prawym przyciskiem myszy i wybieramy opcje Podpisz plik.

Po podpisaniu pliku przy użyciu kwalifikowanego certyfikatu jest on gotowy do wysłania do GIIF.

Wysyłka może odbyć się poprzez pocztę elektroniczną lub stronę www. Jest to szczegółowo opisane na stronach Ministerstwa Finansów.

Rys.12. Przygotowanie pliku z raportem z transakcji. Będąc w opcji Transakcje do raportu nie musimy zaznaczać wszystkich wierszy na liście, wystarczy na dowolnej transakcji kliknąć prawym przyciskiem myszy i wybrać opcje Sporządź plik raportu.

 

Rys.13. Okno pojawiające się w trakcie sporządzania pliku raportu. Potwierdzamy datę do której uwzględnione będą transakcje w raporcie.

 

Rys.14. Plik raportu po sporządzeniu pojawia się w dolnej lewej części okna aplikacji. Pod prawym przyciskiem myszy mamy dostęp do szeregu opcji w tym do rozpoczęcia procedury podpisywania pliku.

5. Uproszczony sposób sporządzania pliku raportu

Standardowy proces prowadzący od zaimportowania czynności do wysłania podpisanego pliku do GIIF składa się z wielu kroków wymagających licznych potwierdzeń i ręcznego zaznaczania czynności.

W wersji 6.3.0. Kancelarii został przygotowany nowy proces, który umożliwia przejście do wysłania pliku w sposób znacznie prostszy i szybszy. Poprzedni sposób nadal będzie dostępny.

Aby w pełni skorzystać z łatwiejszego sposobu sporządzania plików należy włączyć w parametrach GIIF nową opcje

Spowoduje to, że automatycznie będzie wykonywana czynność przypisywania dat, która dotychczas wykonywało się ręcznie w 'Transakcjach do raportu"

Jeśli nie zaznaczymy tej opcji, uproszczony nowy proces nadal będzie dostępny ale będzie zawierał dodatkowy krok, w którym pojawi się pytanie o przypisanie dat.

W celu wysłania zweryfikowanych transakcji bieżących do GIIF, należy je wszystkie zaznaczyć wciskając klawisz   po czym wybrać opcje "Zatwierdź i wyślij".

 

Otrzymujemy prośbę o potwierdzenie:

A następnie wykonuje się automatycznie:

· przypisanie dat realizacji dla wszystkich wybranych czynności (jeśli mamy włączoną opisaną wcześniej opcje)

· sporządzenie pliku raportu dla wszystkich wybranych czynności

Pojawia się okno wyboru certyfikatu podpisu elektronicznego i możemy rozpocząć wysyłkę do GIIF.

Dla osób, które zechcą jednak korzystać z poprzedniego procesu sporządzanie i wysyłania pliku będzie on nadal dostępny. Jako dodatkowe ułatwienie w 'Transakcjach do raportów' pojawiła się nowa opcja 'Sporządź plik raportu i podpisz' dzięki której możemy jednocześnie wykonać sporządzenie pliku i jego podpisanie, zamiast wykonywać te czynności oddzielnie.

6. Podpisanie pliku raportu

W pierwszym kroku procesu podpisywania należy wybrać certyfikat podpisu elektronicznego w oknie wyświetlającym certyfikaty:

W kolejnym kroku pojawi się okno do wpisania numeru PIN (okno może się różnic w zależności od dostawcy czytnika i certyfikatu kwalifikowanego):

Po podaniu poprawnego numeru PIN będzie widoczny komunikat:

Jeśli wybierzemy 'Nie', proces rejestracji nie będzie rozpoczęty.

Możemy go rozpocząć później przechodząc na zakładkę Status Raportu gdzie należy przekazać podpisany plik lub wybierając opcje 'Wyślij plik' po zaznaczeniu podpisanego pliku.

7. Wysyłka podpisanego pliku raportu mailem.

Od wersji 6.3.0 Kancelarii Notarialnej możliwe jest wysłanie pliku mailem, co jest znacznie łatwiejsze,niż poprzedni proces wczytywania pliku na stronie GIIF. Aby móc skorzystać z nowej możliwości konieczne są następujące ustawienia.

Konfiguracja

W zakładce 'Dane dodatkowe' parametrów GIIF musi być wpisany poprawny adres poczty email GIIF.

Adres ten znajduje się tam domyślnie i nie jest konieczne wypełnianie go, jeśli wcześniej nie został usunięty bądź zmieniony.

W nowej zakładce parametrów GIIF nazwanej 'Konfiguracja konta email wysyłki GIIF' należy włączyć opcje 'Wysyłaj podpisany plik mailem'

Po zaznaczeniu tej opcji pliki będą wysyłane z wykorzystaniem domyślnego klienta poczty. Oznacza to, że po rozpoczęciu wysyłki pliku do GIIF zostanie wyświetlone okno wysyłania wiadomości z programu, którego na co dzień używamy do wysyłania wiadomości. W tym oknie jako odbiorca pojawi się adres email GIIF, nadany domyślny temat wiadomości zawierający imię, nazwisko i NIP notariusza przesyłającego plik, a sam raport będzie załącznikiem do tej wiadomości. Należy taką wiadomość wysłać przyciskiem 'Wyślij', aby raport trafił do GIIF.

Możliwe jest wysyłanie wiadomości z raportami z innej skrzynki pocztowej niż domyślną skrzynką systemowa. Taka możliwość jest przydatna:

· dla osób, które nie korzystają z programów pocztowych, bo przeglądają pocztę

bezpośrednio w przeglądarce internetowej

· dla osób, które używają programu pocztowego, ale chciałyby aby raporty były wysyłane z innej skrzynki ni¿ ta, z której domyślnie korzystają

· dla osób, które chciałyby aby pliki raportów wysyłały się bezpośrednio po wybraniu wysyłki bez pokazywania okna z wiadomością i załącznikiem

Aby skorzystać z takiej możliwości należy zaznaczyć opcje 'Wysyłaj plik transakcji z określonego adresu email' i wypełnić ustawienia związane z serwerem poczty wychodzącej. Te dane różnią się w zależności od używanej poczty. Należy je ustalić w kontakcie z informatykiem obsługującym kancelarie albo odnaleźć w instrukcji dla używanego konta pocztowego.

Jest te¿ dostępny przycisk 'Testuj połączenie', który pozwala sprawdzić, czy dane dla serwera wysyłanych wiadomości zostały wprowadzone poprawnie. Jeśli tak, powinniśmy zobaczyć informacje:

Ważna informacja dla użytkowników poczty Gmail

Skrzynka pocztowa Gmail posiada pewne ustawienie, które uniemożliwia programom wysyłanie poczty za jej pośrednictwem. Kiedy przy testowaniu połączenia zobaczymy poniższy błąd, oznacza to, że wspomniane ustawienie wymaga zmiany.

Ustawienie to jest domyślnie włączone, wiec jeśli chcielibyśmy wysyłać raporty do GIIF z wykorzystaniem skrzynki Gmail należy je zmienić. W tym celu należy zalogować się do skrzynki Gmail przez www, następnie wejść w 'Ustawienia', do zakładki 'Konta i importowanie', w sekcji 'Zmień ustawienia konta' wybrać link 'Inne ustawienia konta Google'. odnaleźć opcje 'Dostęp dla mniej bezpiecznych aplikacji' i ustawić ja na 'Dozwolony'

Niekiedy, aby to ustawienie zadziałało konieczne jest wylogowanie i ponowne zalogowanie się do skrzynki Gmail.

Wysłanie pliku

Po opisanej wcześniej konfiguracji, kiedy wybierzemy opcje wysłania pliku do GIIF nie pojawi się okno programu pocztowego. Dołączenie pliku do wiadomości mailowej odbędzie się niejako "w tle"

Zobaczymy wtedy komunikat:

A po wybraniu 'Tak' potwierdzenie wysłania

Plik wysłany w taki sposób można potem odnaleźć we wskazanej w ustawieniach skrzynce pocztowej w wiadomościach wysłanych.

Sprawdzanie statusu przesłanych plików.

Pliki przesłane do GIIF mailem można i należy sprawdzać w taki sposób, jak obecnie logując się na stronie GIIF i otwierając okno 'Status rejestracji transakcji'

(UWAGA czas rejestracji i analizy przesłanego pliku po stronie GIIF może trwać ponad godzinę).

Można na tą stronę przejść bezpośrednio z programu wybierając opcje 'Status raportu'.

 

 

Czy ten artykuł był pomocny?
Liczba użytkowników, którzy uważają ten artykuł za przydatny: 0 z 0